El formato condicional es una herramienta fantástica que en muchos casos bien configurada puede resultar de mucha ayuda.
Vamos a ver un ejemplo de una planilla donde tenemos vencimientos de diferentes facturas y queremos que esta herramienta resalte las facturas que están vencidas.
Ejemplo 1: RESALTA SOLO LA CELDA (COLUMNA) DONDE SE ENCUENTRA EL VENCIMIENTO
En este ejemplo queremos que el formato condicional resalte la celda donde la fecha está vencida.
El procedimiento sería:
1. Seleccionar las celdas
2. Formato condicional =>Resaltar reglas de celdas=> es Menor que…
3.Deberas ingresar la función que devuelve la fecha de hoy, escribiendo: =hoy()
Luego del lado derecho de la pantalla podrás elegir el formato que vas a darle a las celdas que estén vencidas.
El resultado será el siguiente:
Las celdas que están vencidas aparecen resaltadas en el color que elegí.
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Ejemplo 2: RESALTA TODA LA FILA DE LOS REGISTROS VENCIDOS
Ahora veremos cómo hacer para que se resalte toda la fila, no solo la celda de los registros vencidos.
A diferencia del caso anterior, no seleccionamos solo las celdas, sino que seleccionamos TODOS los datos.
1.
2. El paso siguiente será ir a: Formato condicional => Nueva Regla
3. Ahora debemos elegir: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Y en el casillero de abajo ingresamos la formula.
4. La fórmula será: =$E2<=hoy()
En el caso de la celda E2 se debe fijar la columna (referencia mixta), por esa razón veremos el $ antes de E.
5. Para completar el formato condicional correctamente debemos elegir que formato queremos que tengan las celdas que estén vencidas.
El resultado será el siguiente:
Ahí vemos como TODA la fila está aplicada a la regla que recién creamos con una formula. Queda muy práctico además del efecto visual que queda la planilla de las celdas vencidas.
Este ejemplo es muy práctico en la vida para que Excel me recuerde las facturas vencidas o a pagar que tengo.
Ejemplo 3: RESALTA LAS FECHAS DEL DIA ACTUAL O PRÓXIMO
Si nosotros queremos que Excel resalte las fechas que vencen hoy o dentro de unos días lo podemos hacer de varias maneras:
1. Tomando el caso anterior (caso 2) en la formula podemos agregar o restar los días que queramos, por ejemplo:
Esta es la formula que usamos: =$E2<=hoy()
Si necesito 3 días después de la fecha de hoy, lo que voy a hacer es agregarle 3 a la fecha de hoy. La formula quedará así:
=$E2<=hoy()+3
El número 3 es un ejemplo puede ser 7 o cualquier número.
también puedo hacer que me avise 3 días antes o una semana antes.
En la formula debería restar los días a la fecha de hoy, con lo que el resultado sería:
=$E2<=hoy() – 3
De esta manera Excel te estaría resaltando las fechas 3 días antes del vencimiento.
Otra manera de realizar esto sería utilizar las reglas para fechas que vienen predeterminadas en el formato condicional.
Veamos un ejemplo:
Recuerda que debemos seleccionar las celdas previamente y luego vamos a:
Formato Condicional => Resaltar Reglas de celdas => Una Fecha…
Se abrirá una ventana donde podemos elegir cual es la regla (cantidad de días) que mejor se ajusta a lo que necesitamos.
Como vemos en el círculo rojo tenemos varias opciones para elegir.
Inclusive luego de elegir una opción podemos modificar la formula inicial.
Para esto vamos a Formato Condicional => Administrar reglas
Ahí podemos editar la regla que elegimos.
Este recurso forma parte del CURSO GRATUITO de Excel.
Ejemplo 4: RESALTA LAS FECHAS DENTRO DE UN PERIODO DETERMINADO
En ocasiones necesitamos un periodo ventana para que el formato condicional resalte las fechas que se encuentran dentro de ese rango de tiempo.
Lo recomendable en estos casos es colocar el lapso de tiempo en las celdas, como fecha inicial y fecha final.
El procedimiento será el mismo del caso 2, Formato Condicional => Nueva Regla
Y colocamos la siguiente formula:
=Y($E5>=$B$1;$E5<=$B$2)
El resultado será que las filas que tienen como vencimiento dentro del rango de las celdas B1 y B2 quedarán resaltadas.
Ejemplo 5: RESALTAR UNO O VARIOS DE LA SEMANA
En este ejemplo queremos resaltar las fechas que coinciden con uno o varios de la semana.
En esta planilla lo hicimos con la coincidencia de 2 días. (Martes y Jueves)
Pero eso puede variar.
Lo primero que hicimos fue colocar al azar 2 días de la semana. Luego en la columna F asociamos dichos días al número que le corresponde en la semana tomando como día 1 al lunes y así sucesivamente hasta asignar el número 7 al Domingo.
Luego fuimos a Formato Condicional => Nueva regla
y colocamos la siguiente formula:
=O($F$1=DIASEM($E5;2);$F$2=DIASEM($E5;2))
Con lo que conseguimos que se resalte la fila cuando coincide la fecha de vencimiento con el o los días elegidos previamente.
Para mayor seguridad cambiamos el formato de las celdas donde se encuentran las fechas para mostrar el día de la semana en que caen dichas fechas.
Ejemplo 6: RESALTAR LAS FECHAS QUE COINCIDEN CON FERIADOS O FECHAS ESPECIALES
Lo primero será crear una lista de feriados o fechas especiales en un rango aparte.
Tener en cuenta que cada país tiene sus propios feriados o fechas patrias con lo cual el listado será diferente dependiendo del país donde nos encontremos.
Luego crearemos la regla yendo a: Formato Condicional => Nueva Regla
Donde ingresaremos la siguiente formula:
=CONTAR.SI($I$3:$I$13;$E3)>0
Esto lo que hará es contar cuantos feriados coinciden con cada celda, asignándole el valor 1 si hay coincidencia o 0 en el caso que no la haya, por eso en la formula dice >1 aunque también podría decir =1
Espero que todos estos casos te sirvan y puedas ponerlos en práctica ya que la herramienta formato condicional es de gran ayuda.
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