La validación de datos es una herramienta de gran utilidad ya que permite restringir o establecer limitaciones en el tipo de datos que ingresamos en las celdas, pudiendo el usuario que configure esos parámetros reducir los errores de tipeo al ingresar los mismos. Su principal aplicación, es el uso de las listas desplegables pero su configuración y utilidad es mucho más extensa.
El usuario deberá ingresar el tipo de datos que nosotros configuremos lo que hará que no pueda ingresar cualquier valor como viene configurado de fábrica, de lo contrario no podrá continuar o deberá omitir ese dato. Esto aumentará la productividad y eliminará los errores al escribir datos no deseados o con faltas de ortografía.
¿Cómo configurar la validación de datos en Excel?
1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione Datos => Validación de datos
3. En Permitir de la pestaña Configuración, seleccione una opción:
Una vez dentro aparecerá la siguiente ventana:
Es importante resaltar, que para que la validación de datos sea completa, además de elegir un criterio, también debemos configurar el mensaje de entrada y mensaje de error, esto lo veremos más adelante.
tipos de validación de datos
Los tipos de validación de datos pueden ser ocho:
- Cualquier valor: opción predeterminada, se puede ingresar cualquier dato, sean letras, números, fechas, caracteres, fórmulas o estar vacío.
- Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.
- Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales
- Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.
- Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.
- Hora: se restringe la celda para aceptar solo valores de hora.
- Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.
- Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas
Veamos ahora, cada uno de las posibles configuraciones.
Números enteros
Esta opción permitirá el ingreso solamente de números enteros, ósea los números naturales, 0, 1, 2, 3, etc. No se admiten números con comas(1,8) o fracciones (1/2).
Luego será necesario elegir un rango inicial (número mínimo) y un rango final (número máximo).
Veamos dos ejemplos:
Al pararnos en la celda, lo que vemos en el mensaje de entrada, que nos informa y advierte de lo que debemos hacer. En este caso ingresamos el número 2 y nos permitió el número ya que se encuentra dentro del rango admitido.
Siguiente ejemplo:
En este caso no me pide un mínimo y máximo, sino que nos dice: Mayor o igual que, con lo cual además coloca una formula. Por lo tanto el número que ingresemos en B14 deberá ser el doble que el que vemos en A14. De lo contrario no se cumplirá la regla y nos dará error, no pudiendo completar el dato.
Números decimales
Esta opción permitirá el ingreso de números con o sin coma.
Veamos un ejemplo:
Como vemos en la imagen, se limita a números decimales entre 0 y 3, lo que dará como resultado lo siguiente:
lista desplegable
Esta opción es la más utilizada dentro de la validación, ya que permite elegir de una lista de opciones por el usuario.
La lista se escribe previamente, de manera que al elegir la opción Lista, en la parte de abajo donde dice Origen, debemos seleccionar el rango donde escribimos los valores que aparecerán en la celda para que el usuario elija.
Esto hará de filtro ya que el usuario no podrá escribir sino que deberá elegir una opción de la lista para que se valide esa opción. Si el usuario lo escribe, deberá ser exactamente igual como está en la columna A para que no genere errores al validarlo.
También podemos llamar a un rango nombrado previamente, como origen de los datos a usar. Esta opción suele ser muy practica para un rango con muchas celdas para seleccionar.
Es importante destacar que la lista de opciones puede estar en la misma hoja o en una hoja diferente al lugar donde vamos a crear la lista desplegable. Esto se comenzó a implementar desde la versión 2010 ya que antes había que ingresar el nombre de la hoja y el rango manualmente.
fecha
Esta opción permitirá el ingreso solamente de fechas.
Veamos un ejemplo:
En este ejemplo la fecha que debemos colocar en la celda B5 deberá ser mayor a la fecha del día. Que figura en la formula con la función Hoy. De esta manera la fecha se está actualizando constantemente.
Hora
Esta opción permitirá el ingreso solamente de datos en formato hora.
Veamos un ejemplo:
En este caso, el horario a ingresar está acotado por las fechas que ingresamos en A4 y B4, no pudiendo pasarse de ese horario.
longitud de texto
Esta opción permitirá la limitación de caracteres sean texto o números.
Generalmente esta opción se utiliza para códigos de productos como los SKU, aunque es muy variada su utilización.
Veamos un ejemplo:
En la celda A4 podremos escribir cualquier texto o número que no supere los 25 caracteres como vemos en la descripción.
validación personalizada
Esta opción permitirá la introducción de fórmulas en la validación siendo muy amplia su implementación.
Veamos un ejemplo:
Otro ejemplo:
En este caso vemos como podemos crear una limitación del ingreso de los datos a partir de una formula.
Y para terminar veremos un ejemplo donde solo se permiten direcciones de correo electrónico.
Como vemos la utilización de las reglas de la validación de datos es muy completa y puede llegar a ser fácil o compleja de implementar dependiendo de lo que necesitemos. Por eso es que esta herramienta de muy útil y variada.
Ahora veamos dos elementos que comentamos anteriormente, la implementación del mensaje de entrada y el mensaje de error.
mensaje de entrada
El mensaje de entrada será el mensaje que le aparece al usuario una vez que se posicione o seleccione la celda donde tiene que ingresar el valor. Es como una ayuda que le avisa lo que tiene que hacer (o no hacer).
Esto lo configuramos yendo a la pestaña “Mensaje de entrada”. Podemos poner el título del mensaje, y en el cuadro “Mensaje de entrada” colocaremos el mensaje donde explicaremos lo que el usuario debe hacer, de manera tal que no le genere dudas a la hora de ingresar los datos.
Aquí vemos el mensaje de entrada explicando lo que el usuario debe hacer.
mensaje de error
Si por el contrario el usuario no lee o no entiende el mensaje de entrada o coloca un valor fuera del rango permitido, aparecerá el mensaje de error que hemos colocado para esa circunstancia.
Este mensaje se configura en la pestaña “Mensaje de error”
Como vemos en la imagen en el recuadro Mensaje de error ingresamos el texto que queremos que aparezca como mensaje cuando el usuario comete un error al ingresar los datos. Mostrará el mensaje personalizado como veremos en la siguiente imagen:
Ahí vemos el mensaje totalmente personalizado. Pero se puede configurar aún más.
Si nos fijamos en la parte de la izquierda de la pestaña Mensaje de error tenemos una lista de opciones que son: Alto, Advertencia o Información
Si elegimos la opción Alto, el usuario deberá ingresar un valor valido o no podrá continuar. Podrá omitir el dato si presionar cancelar o escape en el teclado.
Si elije la opción Advertencia, aparecerá una ventana como la siguiente:
Como vemos, si el usuario presiona en “Sí” el sistema permitirá el valor ingresado sea valido o no.
Si elegimos el estilo Información, la ventana que mostrará Excel será la siguiente:
Directamente el sistema me pregunta, si valido o no la respuesta, pudiendo admitir un valor incorrecto.
Generalmente se utiliza el estilo “Alto” ya que ofrece mayores garantías a la hora del ingreso de los datos no permitiendo datos incorrectos o fuera de las reglas creadas.
Aplicar validación de datos a celdas con datos ya ingresados
Muchas veces realizamos la validación y luego ingresamos los datos, pero otras veces nos encontramos con planillas que ya tienen ingresados los valores y necesitamos verificar si los datos cumplen con las reglas creadas.
Para estos casos Excel nos brinda la posibilidad de rodear con un circulo aquellos valores que no cumplen con la validación creada posteriormente al ingreso de datos.
El procedimiento sería:
Seleccionar las celdas
Datos => Validación de datos => Rodear con un círculo datos no validos
Esta opción colocará un circulo a los datos no validos o incorrectos como vemos en la siguiente imagen:
En este caso vemos como creamos una validación para números enteros entre 1 y 10, y los valores que no están dentro de ese rango, los rodea con un circulo, quedando muy claro visualmente los datos incorrectos.
Para quitar los círculos presionamos en la opción: “Borrar círculos de validación”
Eliminar una validación de datos
Para eliminar una validación de datos encontramos en la parte inferior izquierda un botón que dice: Borrar todos o también podemos elegir la opción que viene predeterminada que es “Cualquier valor” en el criterio de validación.
Esto quitará las reglas de validación que tenga el rango o celdas seleccionadas.
Ubicar celdas con Validación de Datos
Para saber si una hoja tiene celdas con reglas de validación iremos a la pestaña Inicio y luego elegimos la herramienta Buscar y seleccionar y presionamos en Ir a Especial.
También podemos presionar la tecla F5 y luego Especial. Ahí nos aparece una ventana como vemos en la imagen.
Elegimos Celdas con validación de datos => Aceptar
Excel nos seleccionará (resaltará) las celdas con reglas de validación.
Si te interesa ver un video sobre este tema puedes ver el siguiente video:
Video sobre Validación de datos
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