El formato condicional es una excelente herramienta que complementa los datos o resultados en una planilla. Desde su aparición ha crecido y agregado mas funcionalidades lo que le aporta a Excel una mejor funcionalidad con los datos.
Esta herramienta le dice a Excel que cambie el formato de la celda en relación a su resultado. Cuando decimos que cambia el formato, nos estamos refiriendo tanto a la fuente, color, borde, estilos entre otros, con lo cual logra un mejor aspecto y resalta dichos resultados contrastando con los que no cumplen dichos requisitos.
El formato condicional se utiliza en diversas ocasiones como por ejemplo: explorar y analizar datos visualmente, detectar problemas importantes e identificar modelos y tendencias y con esto se facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales y ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos que se correspondan con las variaciones específicas de los datos.
Cada vez que se crea un formato condicional en una planilla se dice que creaste una regla.
Para crear una regla el procedimiento lo podemos hacer de dos maneras diferentes:
- Seleccionamos las celdas => Inicio => Formato Condicional => Elegir Condición
- Seleccionamos las celdas => Inicio => Formato Condicional => Nueva Regla
Generalmente el primer método es más rápido ya que tiene opciones pre cargadas y generalmente el segundo método se usa cuando vamos a introducir una formula.
Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.
TIPOS DE FORMATO CONDICIONAL
Aquí vemos un resumen de los formatos condicionales más utilizados:
Pero todo esto lo veremos con ejemplos:
En este caso me gustaría que Excel le pusiera un color a los alumnos que sacaron 6 o mas.
Por lo tanto, el siguiente paso sería seleccionar las celdas donde se encuentran los números e ir a la opción:
INICIO => FORMATO CONDICIONAL => REGLAS PARA RESALTAR CELDAS
En este caso que quiero los mayores o iguales que 6 debo elegir la opción: Es mayor que..
Ingresamos el valor 6 en el casillero y a la derecha elegimos el formato que queremos colocarle cuando este criterio se cumpla. Excel nos muestra una lista de opciones pre cargadas, o podemos elegir la opción Formato Personalizado, donde le daremos el formato que queramos.
Una vez que presiones dos veces aceptar quedará aplicado el formato a las celdas seleccionadas.
En este caso si ingresamos el valor 6, no lo tomará dentro del formato, por lo tanto le deberemos decir que lo incluya al valor 6 (o podemos poner que sea mayor que 5). Eso lo haremos ingresando a Formato Condicional => Administrar reglas…
Ahí veremos una ventana que nos muestra un resumen (como en la imagen)
Debemos presionar en Editar Regla, y en la siguiente ventana incluir al valor 6 eligiendo la opción: Mayor o igual que
De esta manera le estamos diciendo que el valor 6 también forma parte del formato.
En el siguiente ejemplo, queremos que los menores que 6 tengan un formato. Para eso debemos elegir: Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Es menor que…
Y como en el caso anterior elegimos el formato a elección, pudiendo elegir una opción de la lista o un formato personalizado.
El resultado será el siguiente:
Aquí vemos como los resultados son resaltados gracias a la utilización del formato condicional. Indudablemente es una herramienta que diferencia los resultados, ya que los hace mas visuales.
Otra manera de hacerlo sería usando la regla: Entre
Por lo tanto, la opción en este caso sería:
Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Entre…
Tomando el ejemplo anterior, podríamos llegar al mismo resultado si elegimos esta opción para los que sacaron más de 5 puntos y para los que sacaron 5 o menos lo contrario.
La siguiente opción sería: Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Es igual a …
Cuando elijes está opción es porque quieres resaltar sobre todo un número aunque puede ser un texto
La siguiente opción sería: Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Texto que contiene …
Como vemos en este caso usaríamos esta opción para resaltar una celda que tenga textos en sus celdas. También podrías usar esta regla si fueran caracteres como por ejemplo el código de un producto o SKU.
Si por ejemplo tenemos una columna que tenga valores tipo fecha la regla ideal sería:
Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Una fecha …
Si necesitamos que el sistema nos resalte los servicios que tienen como vencimiento el día en que estamos u otro día posterior, el formato condicional resaltará las fechas que coincidan con el criterio elegido.
El resultado será muy claro, y en este caso se ve claramente como esta herramienta hace la diferencia y nos ayuda ha encontrar de una manera muy visual y clara los resultados pedidos.
La última regla de este item sería: Inicio => Formato condicional => Reglas para resaltar celdas => Valores duplicados …
Esta regla se divide en 2 opciones: Valores Duplicados o Valores Únicos
Veamos un ejemplo para los dos casos, tanto sea para valores duplicados como para valores únicos.
Para finalizar este conjunto de reglas, al final del listado de opciones encontramos: Más reglas…
Y verás que al abrirse una ventana encontrarás otras opciones que no fueron contempladas en la lista anterior.
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Sigamos viendo el siguiente conjunto de reglas:
INICIO => FORMATO CONDICIONAL => REGLAS PARA VALORES SUPERIORES E INTERIORES
Veamos un ejemplo para estas reglas:
En este caso tomamos los mismos números (entre 20 y 90) y vemos dentro de las mismas opciones y con el mismo formato de destino cuales son las celdas resaltadas. Como se ve, cada regla se ajusta a la opción que estemos necesitando.
Veamos ahora, otras reglas:
INICIO => FORMATO CONDICIONAL => BARRAS DE DATOS
Con este formato condicional lograrás un efecto parecido a como si tuvieras un gráfico de barras dentro de las celdas donde apliques esta regla. Como se ve en la imagen es muy agradable a la vista y muy sencillo de entender. La regla va a depender del valor más alto en el rango y en relación a ese valor la barra estará mas arriba o abajo en las celdas. Lo que vemos son diferentes ejemplos con variaciones de color tanto para colores sólidos o degradados pudiendo elegir el color a elección presionando en “Más reglas…”
INICIO => FORMATO CONDICIONAL => ESCALA DE COLOR
Lo mismo que explicamos para Barra de datos se aplica para Escala de Color. Esta regla funciona en relación a dos valores, a el valor de las celdas y a la escala de color elegida. Debido a esas dos opciones cambiará el color de la celda. Al igual que la opción barra de datos, esta opción resulta muy práctica y colorida. En la opción “Más reglas…” podrás elegir el color y el rango de valores que queremos que cambien los colores.
INICIO => FORMATO CONDICIONAL => CONJUNTO DE ICONOS
Quizás esta sea la opción mas amplia a configurar, ya que hay reglas para 3, 4 y hasta 5 condiciones, lo que lo hace muy atractivo ya que abarca muchas opciones cuando tenemos muchos cambios en las celdas donde aplicaremos este formato condicional. Como vemos en la imagen la opción Conjunto de iconos se divide en: Direccional, Formas, Indicadores y Valoración.
Una vez que elegimos una opción debemos configurar los valores que le asignaremos a cada criterio. Esto lo hacemos cuando vamos a: Formato Condicional => Administrar Reglas y luego elegir la opción Editar Regla.
Puede que te salgan muchos formatos, por es importante seleccionar las celdas antes de ingresar a esta opción ya que si no se seleccionan las celdas o estas tienen asignadas muchas reglas verás muchas reglas como se muestra en la imagen superior. Además que podemos ver en esta pantalla formatos condicionales de otras hojas.
Saldrá una pantalla como ves en la imagen donde deberás ingresar los valores de cada rango. Lo primero será elegir el Tipo (Número, Porcentual, Formula o Percentil) para luego ingresar el valor en el casillero correspondiente.
En el caso que quieras eliminar los formatos condicionales asignados tendrás que realizar los siguientes pasos:
- Seleccionar las celdas
- Ir a Formato Condicional => Borrar reglas
- Si solo esta asignada una sola regla, elijes: Borrar reglas de las celdas seleccionadas
- Si tuvieras mas de una regla asignada y quieres borrar una sola, deberás elegir Administrar reglas, y ahí elegir cual es la regla que quieres eliminar. Ya que si tienes más reglas asignadas al rango, se borraran todas si presionas en borrar reglas de las celdas seleccionadas.
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En el siguiente post veras formatos condicionales con formulas que son más avanzados y que sirven por ejemplo para resaltar una fila con fechas vencidas.
Si te interesa ver un video sobre este tema puedes ver el siguiente video:
Video sobre Formato Condicional
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Muchas gracias por tu comentario! Cordial saludo
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