Esta herramienta puede mejorar mucho tu productividad tanto si estás trabajando en Tablas o en Tablas Dinámicas.
La segmentación se incorporó en Excel 2010 y ha sido un gran avance y diferencia con respecto a los filtros convencionales.
Si nuestra planilla forma parte de un rango y necesitamos filtrar, tendremos que usar la herramienta filtro. En cambio, si nuestros datos forman parte de una tabla esto será mucho más fácil ya que la segmentación es un filtro interactivo, esa es la definición.
Con un solo clic verás los resultados automáticamente sin tener que hacer nada, además que podemos usar la segmentación para tantas columnas tengan nuestros datos.
segmentación en una tabla
Cuando nos encontramos en una tabla debemos de elegir la opción:
Insertar Segmentación de datos (Dentro de las herramientas de tabla, pestaña Diseño)
Veremos que aparece una ventana donde vamos a elegir que queremos filtrar(segmentar).
Si bien podemos elegir más de un dato lo recomendable es empezar por una columna. Tildamos el casillero del dato que vamos a segmentar y presionamos en Aceptar.
Luego veremos una nueva ventana, donde aparecerán los datos listados de la columna que elegimos.
Ahora viene lo más hermoso de todo. Con solo hacer clic (en la segmentación) en alguna de las opciones verás automáticamente el filtro aplicado en los datos, como por arte de magia!
Vemos en la imagen como está aplicado el filtro al presionar en la segmentación la opción “Ontario”. En los datos vemos como aparece el dibujo de filtro en la columna “Region” y además como el número de filas aparece salteado por el filtro aplicado.
Para quitar la segmentación aplicada, lo que equivale a quitar el filtro, solamente hay que presionar en el botón borrar filtro, con lo cual se restaurará la vista original de los datos.
En el caso que necesitemos agregar otra segmentación más a nuestros datos, bastara con ir a las herramientas de tabla y volver a presionar en Iniciar segmentación de datos.
Esto presentará una ventana donde veremos la segmentación activa y podremos agregar o quitar columnas.
Con esto, el resultado será todavía mejor. Al presionar en cualquiera de las opciones de las dos segmentaciones veras el filtro en los datos y además te lo mostrará en la segmentación de la otra opción, con lo cual el resultado es instantáneo y muy fácil de comprender.
Cómo vemos en el ejemplo, presionamos en el Artículo Portalápices y automáticamente genero el filtro en los datos, si miramos la segmentación de arriba también aparecen filtrados los datos, hermosura de herramienta!
segmentación en una tabla dinámica
En el caso de una tabla dinámica es procedimiento es bastante similar.
Haciendo clic en la tabla dinámica, vamos a ver en la parte superior de la pantalla, las herramientas de tabla dinámica. Elegimos la pestaña Analizar, y luego elegimos Insertar Segmentación de datos.
Ahí veremos las mismas opciones que vimos para una tabla.
Elegimos cual es el dato a segmentar y le damos en aceptar.
Lo bueno de una tabla dinámica es que podemos segmentar por campos que no estén representados en la tabla dinámica. Con lo cual lo hace mucho más interesante.
Si tuviera la necesidad de seleccionar varias opciones, tendremos que habilitar la selección múltiple como aparece en la imagen.
Esto permitirá elegir varias opciones alternadas.
Para quitar o eliminar la segmentación, tendrás primero que quitar el filtro, y luego podrás hacerlo de dos maneras:
- Botón derecho en la segmentación => Quitar (Nombre del campo)
- Hacer clic en la segmentación – Tecla Suprimir
opciones de segmentación
Una vez que habilites la segmentación, se agregará una pestaña nueva que dirá:
Herramientas de Segmentación de datos – Pestaña Opciones
Encontraremos muchas opciones, por ejemplo, el nombre que le vamos a asignar a la segmentación, el estilo (colores) que vamos a usar, el tamaño de los botones, la cantidad de columnas que vamos a usar y el tamaño de la ventana de la segmentación.
escala de tiempo
En el caso que tengamos un campo con datos de tipo Fecha, podremos realizar una segmentación especial para ese tipo de datos: Escala de tiempo.
Este es un tipo de segmentación concreta para campos de tipo fecha. Aunque también podemos usar la segmentación común para estos datos, pero tenes menos opciones de filtrado.
segmentación en un rango
En el caso que quieras segmentar un rango o datos externos, deberás ir a la pestaña:
Insertar=> Segmentación de datos
Deberás luego indicar de dónde vienen tus datos de origen.
Si te interesa ver un video sobre este tema puedes ver el siguiente video:
Video sobre Segmentación de datos
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