¿Qué es una Tabla Dinámica?

Una tabla dinámica es la herramienta más poderosa que cuenta Excel para generar informes simples y avanzados en el ámbito del análisis de la información. En pocas palabras, muchos datos son resumidos en pocas celdas.

Si bien Excel cuenta con otras herramientas que nos posibilitan resumir información, como son las tablas o subtotales, ninguna de estas son tan sencillas y rápidas de usar como las Tablas dinámicas.

Podríamos decir que conocer y manejar Tablas Dinámicas será un antes y un después en el manejo de Excel, además de conseguir mejores oportunidades laborales, ya que estás son muy solicitadas en el ámbito laboral y profesional.

Para crear una tabla dinámica se necesita tener datos. Esos datos podrán estar como un rango o como una tabla. Lo importante es que los datos no tengan columnas o filas vacías, ya que esto reducirá el alcance de los datos. Lo ideal, es que los datos cuenten con rótulos (títulos) en los encabezados, esto permitirá visualizar mejor la información.

Lo siguiente será ir a la pestaña Insertar => Tabla dinámica

Luego deberás indicar de donde sacarás los datos, si es una tabla podrás colocar el nombre, y si es un rango deberás seleccionar las celdas que contienen los datos.

Una vez que tengas los datos seleccionados, lo siguiente será indicar en donde querés colocar la tabla dinámica, si en una hoja nueva o una hoja existente. Lo recomendable es que uses una hoja nueva, aunque esto puede variar en base a la cantidad de TD que quieras colocar. Para terminar el proceso le das aceptar.

Lo que verás será algo así:

Lo que ves con un circulo serán los datos, que aquí se llaman campos. Son los títulos de tus datos originales. Lo importante es que lo aparece en la parte inferior de la imagen.

Verás 4 cuadrantes, divididos en:

FILTROS
COLUMNAS
FILAS
VALORES

¿Y te preguntarás como llevo los campos a cada cuadrante?

Hay varias maneras, pero la mas sencilla, es directamente “arrastrar” desde la parte superior y “soltar” hasta el área correspondiente.

Por ejemplo, en la imagen, “arrastro” el campo Importe, y “lo suelto” en el cuadrante Valores. Si además, arrastro el campo comprador a filas, el resultado será el siguiente:

Como veremos, en las etiquetas de Fila, se encuentran los compradores, y en el cuadrante Valores, los totales correspondientes a cada comprador.

Lo que va haciendo la tabla dinámica es ir agrupando los valores en relación a como “armas” la tabla dinámica. En este caso, va agrupando los registros en base a los compradores y va sumando cada registro. Es como si usara la función sumar.si para calcular el total de cada comprador, esto lo hace de manera automática la TD. De ahí, que sean muy sencillas y rápidas.

De manera predeterminada, cuando llevo un campo a valores me devuelve el total(suma) pero se puede cambiar la cuenta presionando el botón derecho en los resultados y elegir la opción: Configuración de campo

Luego te aparecerá una pantalla como la siguiente donde podrás elegir que cuenta quieras realizar.

Verás que dentro de las opciones tienes la cuenta, promedio, máximo, mínimo, producto, desvest, var, entre otros.

Si por ejemplo, agregás un campo en el cuadrante FILTRO, la tabla dinámica se verá así:

Quizas, lo más complicado de las TD, sea cuando tenemos que usar muchos campos, y no sabemos si utilizarlo en COLUMNAS o FILAS. Lo que recomiendo en esos casos, es pensar que es lo que queremos resaltar, ya que muchas veces podemos conseguir que los resultados sean confusos si solo agregamos los campos a uno de los cuadrantes y no los dividimos en columnas o filas.

En la siguiente imagen vemos como se resuelve este problema, llevando campos a columnas y otros a filas.

También tenemos la posibilidad de llevar los datos a un gráfico dinámico.

Y para terminar, también podrás darle un mejor aspecto, eligiendo un diseño a la TD.

Dentro de Excel encontrarás un tutorial sobre TD que verás dentro de las plantillas que trae el programa. Si no lo encuentrás, dejaré un enlace para que puedas descargarlo.