Muchas veces tenemos la necesidad de calcular la edad de una persona o la antigüedad laboral de un trabajador, y Excel es el programa indicado. No hay una sola manera de realizar este cálculo, sino que veremos diferentes formas para hacerlo.
Antes de comenzar es importante aclarar que cuando ingresamos una fecha en Excel, el programa internamente lo convierte a un número. Es por eso que si queremos calcular la edad o antigüedad no sirve realizar una resta. Mentalmente restamos el año actual menos el año en que nacimos. Si eso lo vamos a realizar en Excel, el resultado te dará la diferencia en días, no en años.
El día 1 para Excel, es el 1 de enero de 1900, por eso si intentas poner una fecha anterior a 1900 Excel no la reconocerá como tal. Si nosotros restamos el año actual menos el año en que nacimos el resultado será incorrecto, ya que si todavía no cumplimos años en el año actual la cuenta lo agregará igual.
Es por eso que para calcular la edad se necesitan otros procedimientos donde el resultado será lo más exacto posible. Para saber la fecha actual contamos con la función hoy o today en inglés.
En una celda escribimos: =hoy()
Esto nos devolverá la fecha actual (sincronizada con la pc)
Si queremos la fecha y la hora, usaremos: =ahora()
Veamos un ejemplo:
En la celda B2 colocamos la fecha actual usando la función hoy que mencionamos anteriormente.
En la celda B3 colocamos una fecha de ejemplo que tomaremos como nuestra fecha de nacimiento.
La lógica indica que si restamos las celdas obtendremos la edad.
=B2-B3, el resultado será la edad en días.
Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.
Ahora veremos, como calcular la edad con sus diferentes métodos:
Método 1: Usando la función Sifecha
Creo que este es el método más fácil. Con esta función podemos calcular la edad o antigüedad en años, meses o días.
La sintaxis sería: =sifecha(fecha de nacimiento;fecha actual;periodo de tiempo)
Tomando el ejemplo la función quedaría así:
=SIFECHA(B3;B2;»Y»)
Como vemos la función nos devuelve la edad en años.
En este caso he usado la celda donde anteriormente se encuentra la fecha actual, también podría colocar la función hoy dentro de la misma fórmula, quedaría así: =SIFECHA(B3;HOY();»Y»).
Otro elemento a tener en cuenta es que la letra “Y” corresponde a años (Y de Years en inglés), lo puedo escribir en la misma fórmula o usar una celda de referencia y usar esa celda en la formula. El resultado sería:
=SIFECHA(B3;B2;C7)
Esta pequeña variante nos permite saber la edad en meses o días, cambiando la letra Y por M (Meses) o D (Días) con lo que lograremos lo siguiente:
Otra manera de saber la edad en días, es justamente usar la función DIAS, con lo cual lograrás el siguiente resultado:
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Método 2: Utilizando la función Entero
En realidad este método no es la utilización de una sola función. Sino que por el contrario son varias operaciones a realizar.
Lo primero es restar la fecha de nacimiento menos la fecha actual.
=B2-B3
A esto lo debemos dividir entre la cantidad de días que tiene un año, y además debemos tener en cuenta los años bisiestos.
Por lo tanto debemos dividir entre 365,25
Con lo que la cuenta nos está quedando:
=B2-B3 / 365,25
Si nosotros dejamos así las cuentas, lo que va a realizar Excel primero será la división y luego la resta, por lo tanto debemos de usar paréntesis para ordenar las operaciones:
=(B2-B3) / 365,25
Teniendo en cuenta que estamos dividiendo por un número con decimales, el resultado nos dará con decimales.
Como vemos en el ejemplo, el resultado no da: 40,57…..
Si nosotros tratamos de quitar los decimales, Excel redondeará el resultado. Por lo tanto, mostrará lo siguiente:
Como vemos el resultado agrega un año a la edad, ya que al redondear un número con decimales pasados del ,5 agregará uno al resultado. Para que esto sea reparado y el resultado sea correcto, debemos incluir a la función ENTERO. Dicha función lo que hará será devolver el número sin decimales, por lo que el problema será resuelto exitosamente. Veamos la formula final:
=ENTERO((B2-B3) / 365,25)
La sintaxis sería:
Al igual que en el caso de la función sifecha, podemos usar la celda donde se encuentra la fecha de hoy, como poner la función hoy dentro de la formula.
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Método 3: utilizando la función frac.año
La función frac.año devuelve la fracción del año que representa el número de días completos entre la fecha de nacimiento y la fecha actual.
Al igual que en el caso de la función entero, frac.año nos devolverá un resultado con decimales. Por lo tanto usaremos la función entero para que solo nos devuelva el resultado con números enteros.
Método 4: utilizando la función dias360
La función dias360 calcula la diferencia entre dos fechas basándose en un año de 360 días (12 meses de 30 días) que son típicos en los cálculos contables.
El resultado sería:
El resultado son los días, por lo tanto es necesario dividir por 360.
Además, como vimos en los ejemplos de entero y frac.año debemos incluir la función entero al comienzo.
El resultado será:
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Método 5: utilizando la función truncar
La función Truncar convierte un número decimal a un número entero al quitar la parte decimal o fracción que tenga. Por lo tanto es bastante parecido a colocar Entero.
Lo que lograremos será lo siguiente:
La sintaxis sería:
=TRUNCAR((HOY()-FECHA INICIAL)/365,25;0)
Estos son los diferentes métodos o maneras para calcular una edad o antigüedad en Excel.
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