Sin dudas que Buscarv es una de las 10 funciones más usadas de Excel. Forma parte de la categoría de funciones de Búsqueda y Referencia, y está dentro de la familia de las funciones “BUSCAR”, que la forman:
- Buscar
- BuscarV
- BuscarH
- y la recientemente incorporada BuscarX.
Desde su aparición ha sido una solución a muchos problemas, y junto con la función Si, son de las funciones más solicitadas para aprender.
Luego con el correr del tiempo y las versiones de Office se encontraron algunas limitaciones, lo que hizo que se lanzara una versión mejorada que es la función BuscarX (que veremos en otro post).
Otra característica es que en la versión de Office 2010, cambió su nombre por: CONSULTAV, pero volvió a su nombre original con la primer actualización de dicha versión, con lo cual si tienes la versión de Office 2010 sin actualizar es bastante probable que todo lo que te expliquemos te funcione para consultaV.
Debido a sus limitaciones, la función Buscarv, tuvo sus competidores, que fue la combinación de las funciones INDICE + COINCIDIR ya que la función Buscarv solo funciona hacia la derecha (de un valor inicial, solo puede encontrar el valor que se encuentra a la derecha, no a la izquierda).
Pero dejémonos de tanta anécdota y vayamos a ver cómo funciona y su sintaxis:
Ahora veremos cada una de las partes y su significado con un ejemplo:
- Valor Buscado: Es el dato inicial del cual partimos, tanto puede ser un valor escrito: “Pedro” o “Teclado” o si fuera un código: “AGE-1028” o generalmente se pone el valor inicial en una celda, y se toma esa celda como valor inicial o el valor buscado. Deberá ser la columna más a la izquierda desde la cual buscaremos en un rango o tabla. Por lo general el valor buscado cuando usamos una celda no suele ser una celda dentro de la matriz principal, ya que los valores de las celdas en Excel no son fijos sino que son variables, por esa razón se suele escribir (en la mayoría de los casos) el valor fuera de la matriz.
- Matriz_buscar_en: Es el rango o tabla donde se encuentran todos los datos (se pueden incluir los títulos). Debemos tener en cuenta, que para que la función BuscarV no nos de error, la matriz comenzará a partir de la columna donde se encuentra el valor buscado. En el ejemplo que vemos en la imagen, la matriz comienza en la columna B y termina en la columna G, por lo tanto la matriz sería: B1:G14.
- Indicador_columnas: Será el número (NO la letra) de la columna del dato que estoy buscando. Tomamos como valor 1, la columna donde comienza la matriz. De ahí hacia la derecha, cada letra de la matriz se le asigna el siguiente número. En este ejemplo, la columna B será el 1, la columna C el 2, y así con cada columna hasta llegar en este caso hasta la columna G que será la columna 6.
- Ordenado: Este dato permite dos opciones: Verdadero o Falso.
Verdadero corresponde a la coincidencia “Aproximada”
Falso corresponde a la coincidencia “Exacta”
En la gran mayoría de los casos queremos la coincidencia Exacta por lo tanto deberemos escribir Falso. Esto le dirá a la función buscarv que queremos el dato exacto y no el aproximado.
En la imagen vemos un ejemplo donde vemos las diferentes partes de la función asignando a cada parte un color. En la celda b20 se encuentra nuestro valor inicial (VALOR BUSCADO), la matriz es lo que vemos de color verde (TODOS LOS DATOS), en color amarillo el número de columna y luego va el orden en color violeta.
Ahora realizaremos el procedimiento para el primer caso (NOMBRE) y veremos cómo se resuelve.
Como vemos usamos la función Buscarv para encontrar el nombre de la cédula ingresada en la celda B20, mediante la siguiente fórmula:
=BUSCARV(B20;B1:G14;2;FALSO)
Como vemos en el ejemplo, el dato inicial es la celda B20, la matriz B1:G14, el número de columna es 2 (ya que estoy buscando el nombre) y en orden quiero la coincidencia exacta, por lo tanto escribo Falso.
Algo que suele ser de mucha utilidad es NO escribir el número de columna en la formula sino que lo escribo en una celda, de manera tal que pueda “copiar” la formula a las otras celdas.
Veamos un ejemplo:
Veamos que ahora, no ingresamos con números el indicador de columna sino que usamos una celda, por lo tanto, ahora podemos “copiar” la formula a las demás celdas. Recordar fijar(Referencia absoluta) las celdas.
Quedo pronto! Al fijar las celdas del valor buscado y matriz, podemos sin ningún problema “copiar” la formula a las demás celdas. Al cambiar el valor inicial donde se encuentra la cédula, automáticamente cambiaran los resultados buscados mediante la función BuscarV.
¿QUE PASA SI LA MATRIZ ESTÁ EN UNA HOJA DIFERENTE AL VALOR INICIAL?
Como hacemos cuando la matriz se encuentra en una hoja diferente desde donde buscamos los valores. Veremos tres maneras diferentes de resolver este problema:
Solución 1:
El truco o la dificultad será al seleccionar la matriz y continuar con la formula, porque no podremos volver a la hoja inicial, en este caso la hoja 2, y deberemos continuar escribiendo la misma desde la barra de formulas. El resultado final será:
=BUSCARV(A2;Hoja1!$B$1:$G$14;2;FALSO)
Recuerda que, una vez iniciada la función, al cambiar de hoja no se recomienda volver a la hoja inicial, por lo tanto debemos continuar desde la barra de fórmulas.
Solución 2:
Utilizar el asistente de fórmulas:
Si al escribir el nombre de la función y abrir paréntesis, presionamos en Fx (Asistente de funciones) se abrirá una ventana donde cada casillero será un dato a ingresar, y con este método podremos cambiar de una hoja a otra sin problemas, ya que saltaremos de un casillero a otro y el asistente lo hará automáticamente.
Solución 3:
Nombrar el rango previamente:
Si nosotros seleccionamos la matriz, luego ingresamos un nombre en el cuadro de nombres y le damos Enter, automáticamente quedará nombrado el rango, y lo podemos usar directamente en la función.
Luego comenzaremos a escribir la función, y al llegar a la parte de la matriz, solo escribimos el nombre que le asignamos al rango, y magia! Recuerda ingresar los demás datos también!
Y veremos el resultado final:
Cualquiera de las tres maneras te llevarán al resultado esperado, ahora toca que uses la solución que más fácil te haya gustado, y a ponerlo en práctica!
¿SIEMPRE SE PONE FALSO AL FINAL?
Ahora veremos cuando se pone la opción Verdadero para el caso del Orden.
En este ejemplo vemos que la matriz varia sus valores en diferentes franjas o niveles. En este caso el sueldo es el valor inicial, y la comisión es lo que debemos calcular. Como la comisión no tiene un valor fijo, sino que va variando y depende del sueldo, no podemos usar el orden FALSO, ya que los valores oscilan entre rangos. Aquí usaremos la opción VERDADERO, y la formula será la siguiente:
=BUSCARV(F2;$J$11:$K$18;2;VERDADERO)
Fijamos la matriz para poder “copiar” la formula a las demás celdas.
En un siguiente post veremos la aplicación de la función BuscarX, así como también como usar buscarv con varios criterios.
Video sobre la Función BUSCARV
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