Funciones en Excel: Primeros pasos
Índice
- Introducción:
- ¿Qué son las funciones en Excel?
- Primeros pasos
- SUMA
- PROMEDIO
- MÁXIMO
- CONTAR
- ¿Cómo lo hago?
- Asistente de formulas
- Casos especiales
- Conclusión
Introducción:
En un post anterior, vimos cómo realizar operaciones matemáticas en Excel.
Aprendimos a sumar, restar, multiplicar y dividir usando las celdas y no los valores. Resaltamos la importancia de hacerlo de esta manera. Te dejo en link para que lo leas sino lo hiciste
(Post: Operaciones en Excel)
Ahora, subiremos de nivel, aprendiendo a usar las funciones en Excel para agilizar el trabajo. De esta manera conseguiremos con pocos clics realizar diferentes cálculos de una manera sencilla aumentando nuestra productividad.
¿Qué son las funciones en Excel?
Las funciones son una de las herramientas que nos brinda Excel para realizar cálculos en pocos pasos. Antes de sumergirnos en las funciones específicas, es importante comprender qué son las funciones en Excel. En pocas palabras, las funciones son fórmulas predefinidas que te ayudan a realizar cálculos y análisis de datos en tus hojas de cálculo de manera eficiente. Estas fórmulas pueden simplificar tareas complicadas y ahorrarte una cantidad considerable de tiempo.
Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.
Comenzaremos por las Funciones Básicas: Suma, Promedio, Máximo, Mínimo y Contar.
Las funciones más básicas, que son esenciales para cualquier usuario de Excel:
SUMA: Esta función te permite sumar un rango de celdas, ya sea un rango de números o celdas individuales. Es ideal para calcular totales.
PROMEDIO: La función PROMEDIO calcula el promedio de un conjunto de celdas, lo que es útil para obtener un valor medio.
MÁXIMO y MÍNIMO: Estas funciones te ayudan a encontrar el valor máximo y mínimo en un rango de celdas, respectivamente.
CONTAR: La función CONTAR calcula en cuantas celdas hay valores numéricos, lo que nos puede ser de utilidad para contar cuantos productos tenemos en la tienda, o cuantos alumnos están inscriptos.
¿Cómo lo hago?
Te muestro el paso a paso: (si lo vas a hacer con el teclado)
- Comenzar con el símbolo de igual
- Ingresar el nombre de la función
- Abrir paréntesis
- Escribir la primera celda
- Dos puntos
- Escribir la última celda
- Cerrar paréntesis
- ENTER
Aclaraciones:
- Si vas a realizar este procedimiento con el mouse, los pasos 4, 5, 6 y 7 los hace Excel de manera automática.
- El nombre de la función puede ser en mayúscula o minúscula, es indistinto.
- NO debe haber espacios entre el nombre de la función y el paréntesis, debe ir todo junto.
Ver ejemplo:
Lo que llamamos argumento, son la primera y última celda a utilizar, que eso en Excel llamamos RANGO, y lo definimos como: conjunto de celdas
De esta manera, solo debemos indicar, desde donde comenzamos y donde terminar.
Lo único que va a cambiar será el nombre de la función que vamos a utilizar.
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Asistente de formulas
¿Que pasa si necesito ayuda o algún tipo de asistencia?
Para estos casos, Excel cuenta con 2 opciones:
- Si no sabes que función usar, o no recuerdas el nombre de la función o su sintaxis, puedes utilizar el asistente de funciones. Mira la imagen:
En los circulo verás las opciones para llamar a la ayuda o asistente de funciones que te brinda Excel para asistirte en cualquier caso de duda.
Se abrirá una ventana que te guiará en todo el proceso. Desde que calculo quieres realizar, hasta que datos debes de ingresar en cada parte de la formula.
2. La otra manera que Excel te ayuda, es cuando comienzas a escribir la función y abres el primer paréntesis, aparecerá una leyenda en la formula para guiarte en el proceso.
Estas son las 2 formas que nos brinda Excel cuando no sepamos que hacer o necesitemos un empujón!
Casos especiales
Como vimos anteriormente dentro de los paréntesis, para separar una celda de la otra, usamos los 2 puntos (:).
¿Y cuando o para que se usa el punto y coma(;)?
El punto y coma lo usaremos para saltearnos celdas que no queremos usar en la formula. Como vemos en el siguiente ejemplo:
En este caso, la columna B, no se incluye en la formula, por eso el uso del punto y coma.
Podemos usar el punto y coma, tantas veces como celdas nos queremos saltear.
Otro ejemplo:
Aquí vemos que usamos los 2 puntos y el punto y coma en la misma formula. Pero además, están escritas letras. Eso significa que le estamos pidiendo a Excel que tenga en cuenta toda la columna completa. Es una manera de abreviar la formula.
Conclusión:
En Excel, las funciones son la clave para sacar el máximo provecho de tus hojas de cálculo. Ya sea que estés gestionando tus finanzas personales, trabajando en un proyecto profesional o simplemente explorando datos por diversión, dominar las funciones en Excel te permitirá ahorrar tiempo y mejorar la precisión de tus cálculos. Empieza con las funciones básicas y, a medida que ganes experiencia, pasa a las más avanzadas.
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