Funciones de Base de datos en Excel

Hoy vamos a hablar de las funciones de base de datos, que en general son poco conocidas. Estas funciones nos sirven cuando necesitamos realizar cálculos que cumplan con una o más condiciones. Serían el complemento perfecto a las funciones condicionales como lo son contar.si y sumar.si. Podríamos decir que serían una segunda opción a las funciones si.conjunto que hace poco tiempo las tenemos incorporadas en su totalidad. Antes de la versión 2019, solo contábamos con suma, contar y promedio.si.conjunto y desde esta versión(2019) se agregaron el máximo y mínimo.

En el siguiente listado veras las funciones que vamos a cubrir en este post:

BDSUMA
BDPROMEDIO
BDMAX
BDMIN
BDCONTAR

Si necesitás saber cuales son todas las funciones que forman parte de esta categoría vamos a dejarte un enlace de la pagina oficial de Microsoft donde nos da un detalle de cada una.

Listado de funciones

Vamos a la práctica!

Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.

FUNCION BDSUMA

En síntesis esta función hace lo mismo que la función sumar.si pero puedo usar mas de una condición por lo tanto se asemeja a la función sumar.si.conjunto.

Solamente que su sintaxis y los argumentos son diferentes, veamos de que se compone esta función:

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

Base_de_datos (Obligatorio) El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo (Obligatorio) Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo «Edad» o «Rendimiento», o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterio (Obligatorio) Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna.

Observaciones

Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

*Las observaciones fueron extraídas de la página de Microsoft.

Veamos un ejemplo:

Aquí tenemos una base de datos, y necesitamos calcular la cantidad de kilómetros correspondientes a la sucursal Centro(Columna A).

Utilizaremos la función BDSUMA para resolver este ejercicio de la siguiente manera:

Interpretemos los argumentos:

Para el argumento “Nombre_de_campo” podemos también en lugar de poner la celda, se puede poner el texto que aparece en la celda(rotulo o título) pero deberá estar entre comillas.