Sin dudas que luego que leas este post tu vida no será la misma. Vas a ver lo fácil que es crear una serie en Excel y lo sencillo que será rellenar un montón de planillas que antes nos llevaban mucho tiempo.
La pregunta del millón,
¿Qué son las series?
Las series o Autorelleno como también se lo conoce son un conjunto de datos que guardan una relación entre sí.
No estoy hablando en chino, te darán cuenta de lo que estoy hablando con diferentes ejemplos.
Las series, sirven tanto para palabras, fechas, números y fórmulas.
Excel, de manera predeterminada trae incorporadas un par de series como por ejemplo los días y meses.
Si nosotros escribimos, en cualquier celda, el nombre de un mes, no importa el orden y arrastramos en la dirección que queramos, Excel completará los meses restantes.
Veamos el siguiente ejemplo:
Los meses pueden tener la palabra completa o abreviados. Funcionará igual (usando las tres primeras letras).
Otro ejemplo que es muy útil es para los días de la semana.
Lo mismo que el ejemplo anterior, podemos comenzar a partir de cualquier día, y arrastrar la formula para cualquier ubicación.
Del mismo modo si tengo una lista de personas y quiero que se repitan.
Necesitamos que la lista de empleados se repita nuevamente.
Por lo tanto, lo primero es seleccionar los datos (A2:A7). Luego me posiciono en la parte inferior del lado derecho en la última celda, y arrastro hasta la celda que quiera.
De esta manera la lista se repite nuevamente sin tener que escribir otra vez los nombres de los empleados.
Veamos ahora que pasa con los números:
Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.
En el caso de los números es necesario poner el primer número y el siguiente. Si solo ponemos un numero lo que entenderá Excel es que queremos repetir el número.
Por lo tanto, las combinaciones aquí son infinitas.
Podes hacer una lista de números naturales y consecutivos: 1,2,3,4…..
Podemos hacer una lista de números pares: 2,4 y arrastrar
Podemos hacer una lista de números impares: 1,3 y arrastrar
Podemos hacer una lista de números con diferencia de 5: 5,10 y arrastrar. O de 10 en 10, las posibilidades son muchas, solo es cuestión de saber que es lo que necesitamos, y Excel nos ayudará.
Pasemos ahora a fechas:
Si nosotros colocamos la fecha de hoy y arrastramos, Excel nos brindará una lista de fecha consecutivas comenzando con la fecha de hoy.
También podemos pedirle que nos muestre el 1º de cada mes.
Por lo tanto debemos colocar 2 fechas: 1/4/2021, en la siguiente celda: 1/5/2021 y arrastrar.
Como vemos en la imagen nos aparecen todas las fechas que comienzan por el día 1.
También podríamos hacer una serie con una fecha y que esta se modifique con los años. Por ejemplo: 1/1/2020 y en la siguiente 1/1/2021 y arrastramos.
Como vemos en la imagen, siempre es el mismo día y mes, lo que cambia es el año.
Recuerden SIEMPRE seleccionar las dos celdas iniciales, no solo la primera.
Otro ejemplo:
Series de fecha con el día 1 y 15 de cada mes. Lo que queremos que Excel haga, es que se vayan modificando los meses pero que siempre sean las fechas 1 y 15 de cada mes.
Al hacerlo nos encontraremos que Excel no interpreto nuestra idea. Lo que debemos de hacer es presionar en el botón inferior derecho que nos muestra las Opciones de Autorrelleno.
Ahí debemos elegir la opción: Rellenar meses, y ahora sí, Excel nos mostrará una serie de datos donde solo mostrará el 1 y el 15 de cada mes.
Si en lugar, de presionar Rellenar meses, elegimos: Rellenar días laborales de la semana, Excel nos mostrará la fecha más próxima a la fecha pedida si esta no cae sábado o domingo, por lo tanto nos mostrará la fecha del día de la semana más proxima. Veamos un ejemplo, el 1/5/2021 cae sábado, Excel nos mostrará la fecha mas cerca dentro de la semana laboral (ósea de lunes a viernes) por lo tanto, no nos muestra el 1/5 sino que nos muestra el 30/4/2021 ya que esta fecha cae dentro de los días laborales.
Pasemos a ver series usando formulas.
Supongamos que en nuestro trabajo descansamos cada 5 días. Por lo tanto usaremos una fecha inicial y le sumamos 5, y así sucesivamente.
Aquí vemos como mediante una suma resolvemos nuestro problema.
Luego arrastramos la formula hasta donde queramos.
Este caso practico nos resuelve saber en que fecha caen nuestros descansos, y lo hermoso de esto, es que el valor 5 lo puedo cambiar por cualquier otro número que al ser una formula lo calculara nuevamente las veces que quiera, al igual que la fecha de inicial, la puedo cambiar infinitamente.
En la imagen vemos reflejado una lista de fechas, separadas entre si cada 8 días.
En este caso son fechas, pero podríamos hacerlo también para números.
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CONFIGURAR SERIES – OPCIONES DE EXCEL
¿Como hago si siempre inserto la misma lista, y quiero que Excel la incorporé automáticamente como lo hizo con los meses o los días de la semana? Veamos los pasos
Si nos dirigimos a Archivo => Opciones
Luego nos dirigimos a la opción Avanzadas => Modificar listas personalizadas.
Una vez dentro de la ventana, debemos ingresar el listado de opciones, en el ejemplo vemos: izquierda, derecha, arriba, abajo y le damos: AGREGAR.
Veremos que la lista aparece del lado izquierdo de la ventana con lo cual se agregaron las opciones.
Si ahora vamos a la planilla y escribimos cualquiera de las opciones(no es necesario comenzar por el primero) y arrastramos, veremos que Excel agrega las demás opciones.
Con este procedimiento podemos agregar la lista de opciones que queramos que al poner uno de los valores y arrastrar, las demás opciones Excel las agregara automáticamente.
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