Sin lugar a dudas estas tres funciones son un gran paso para aumentar la productividad y manejo de una planilla. En una oficina, contar y sumar es como respirar, y si a eso le agregamos que se fusionan con la función si, son una bomba.
No puedo saberlo con exactitud porque no cuento con números que lo avalen, pero con mi experiencia de más de 20 años en la docencia y dando capacitaciones en empresas, puedo decirte que cuando me toca explicar estas funciones, las personas quedan maravilladas de lo fácil que lo hace Excel.
Por supuesto que luego explico las funciones .si.conjunto y es mayor el asombro, pero eso lo hablaremos en otro post.
Me voy a centrar primero en contar y sumar, y dejaré para el final al promedio. Siempre me gusta llevar a la practica las funciones, porque se entienden mucho mas fácil.
Usaremos la plantilla “Tutorial de formula” que viene con Excel para explicar estas funciones, así que si la tienes en tu pc te resultará muy fácil entender estos conceptos.
En la hoja “Funciones condicionales” encontrarás varios ejemplos sobre estas funciones. Tomaremos una planilla, donde aparece un listado de diferentes productos.
CONTAR.SI
Lo que queremos saber en este caso, es cuantas veces se repite la palabra “Manzanas” en el listado.
Como necesitamos saber la cantidad, es que vamos a usar la función CONTAR.SI ya que resulta perfecto para resolver este problema.
Esta función es la unión de CONTAR y Si. Lo que hace es contar la cantidad de veces que se repite un criterio en un rango.
Su sintaxis sería: CONTAR.SI(rango, criterio)
La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:
Rango (Obligatorio) El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios. Las celdas de cada rango deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y de texto se ignoran. El rango seleccionado puede contener fechas en formato estándar de Excel.
Criterio (Obligatorio) Es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda, texto o función que determina las celdas que va a sumar. Se pueden incluir caracteres comodín: un signo de interrogación (?) para que coincida con cualquier carácter único, un asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter.
Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, «>32», B5, «3?», «apple*», «*~?», o HOY().
Importante: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles («). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son necesarias.
Vayamos a la práctica:
Las opciones A y B son los métodos que podemos usar para utilizar la función CONTAR.SI. En el método A, se coloca el criterio en una celda previamente, y en el método B se escribe directamente en la formula. Eso sí, si lo vamos a escribir va entre comillas, y debe estar escrito igual que en el rango a contar, porque de lo contrario puede dar error o cero.
Aquí vemos en método A donde usamos la celda donde está escrito o copiado de otra celda, el texto “Manzanas”.
Veamos otros ejemplos:
- =CONTAR.SI(B2:B5;»>55″)
Cuenta el número de celdas con un valor superior a 55, entre las celdas B2 y B5.
- =CONTAR.SI(B2:B5;»<>»&B4) Cuenta el número de celdas con un valor distinto del valor de la celda B4 entre las celdas B2 y B5. El símbolo de la «y» (&) combina el operador de comparación «<>» (no es igual a) y el valor de B4 para leer.
- =CONTAR.SI(A2:A5,»*») Cuenta el número de celdas que contienen texto entre las celdas A2 y A5. El carácter comodín * se usa para reemplazar cualquier carácter.
- =CONTAR.SI(A2:A5,»?????es») Cuenta el número de celdas que tienen exactamente 7 caracteres y que terminan con las letras «es» entre las celdas A2 y A5. El signo de interrogación (?) se usa como carácter comodín para coincidir con caracteres individuales.
Este recurso forma parte del curso gratuito de Excel.
SUMAR.SI
Siguiendo con el ejemplo anterior, ahora no quiero saber la cantidad, sino el total de “Manzanas”. En ese caso, usaremos la función SUMAR.SI
Su sintaxis es la siguiente:
SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los siguientes argumentos:
Rango (Obligatorio) El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios. Las celdas de cada rango deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y de texto se ignoran. El rango seleccionado puede contener fechas en formato estándar de Excel.
Criterio (Obligatorio) Es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda, texto o función que determina las celdas que va a sumar. Se pueden incluir caracteres comodín: un signo de interrogación (?) para que coincida con cualquier carácter único, un asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde
(~) antes del carácter.
Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, «>32», B5, «3?», «apple*», «*~?», o HOY().
Importante: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles («). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son necesarias.
Rango_suma (Opcional) Son las celdas reales que se sumarán, si es que desea sumar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento rango_suma, Excel suma las celdas especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica el criterio).
Rango_suma debe tener el mismo tamaño y forma que rango. Si no es así, el rendimiento puede sufrir y la fórmula sumará un rango de celdas que comienza con la primera celda de Rango_suma pero tiene las mismas dimensiones que rango.
Como vimos con la función Contar.si, tenemos dos métodos o maneras de realizar la función. Tanto si usamos una celda de referencia o lo escribimos en la propia formula. No olvidarse de las comillas.
El resultado es lo que vemos en la imagen, utilizamos el método A usando la celda de referencia escrita o copiada previamente en la celda.
Veamos otros ejemplos:
- =SUMAR.SI(A2:A5;»>160000″;B2:B5) Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores a 160.000.
- =SUMAR.SI(A2:A5;»>160000″) Suma los valores de propiedad superiores a 160.000
** Esto es importante aclarar, cuando el rango y el rango suma son iguales, solo se pone en el rango. Aunque si lo escribimos dos veces la función lo calculara igualmente.
- =SUMAR.SI(A2:A5,»>» & C2,B2:B5) Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores al valor en C2.
- =SUMAR.SI(B2:B7;»*s»;C2:C7) Suma de las ventas de todos los alimentos que
terminan en «s».
- =SUMAR.SI(A2:A7;»»;C2:C7) Suma de las ventas de todos los alimentos que no
tienen una categoría especificada.
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PROMEDIO.SI
Se parece bastante a Sumar.si, de hecho, las sintaxis de las funciones son iguales, solo que en lugar de calcular el total nos devuelve el promedio.
Y, ¿que es el promedio?
Es la media aritmética de todas las celdas de un rango que cumplen un criterio determinados.
Su sintaxis es la siguiente:
PROMEDIO.SI(rango, criterio, [rango_promedio])
La sintaxis de la función PROMEDIO.SI tiene los argumentos siguientes:
Rango (Obligatorio) Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Criterio (Obligatorio) Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, «32», «>32», «manzanas» o B4.
Rango_promedio (Opcional) Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular. Si se omite, se utiliza un rango.
Observaciones
- No se tienen en cuenta las celdas de rango que contienen VERDADERO o FALSO.
- Si una celda de rango_promedio es una celda vacía, PROMEDIO.SI la omite.
- Si rango es un valor en blanco o de texto, PROMEDIO.SI devuelve el valor de error #¡DIV0!. #¡VALOR!
- Si una celda de criterio está vacía, PROMEDIO.SI la trata como un valor 0.
- Si no hay celdas en el rango que cumplan los criterios, PROMEDIO.SI devuelve #¡DIV/0!. #¡VALOR!
- En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
- No es necesario que rango_promedio tenga el mismo tamaño y forma que rango. Las celdas reales de las que se debe obtener el promedio se determinan utilizando la celda superior izquierda de rango_promedio como la celda inicial e incluyendo las celdas que corresponden con el tamaño y la forma del rango.
Veamos más ejemplos:
- =PROMEDIO.SI(A2:A6;»=*Oeste»;B2:B6) Promedio de todos los beneficios de las regiones Oeste y Medio Oeste.
- =PROMEDIO.SI(A2:A6;»<>*(Nueva oficina)»;B2:B6) Promedio de todos los beneficios para todas las regiones excluyendo las nuevas oficinas.
¿SI NO ME ACUERDO DE LA FORMULA?
Recuerda que tienes el Asistente para formulas (Fx) por si no recuerdas la sintaxis y puesta en práctica de las funciones que vimos.
¿DIFERENCIAS CON LAS FUNCIONES .SI.CONJUNTO?
Las tres funciones (contar.si, sumar.si y promedio.si) tienen una limitante, y es que solo admiten un solo criterio a diferencia de las funciones .si.conjunto que admiten más de un criterio. Pasa lo mismo con las funciones de base de datos, que admiten más de un criterio, por lo tanto esa es la limitación que tienen estás funciones, solo admiten un criterio.
Estos son los diferentes métodos o maneras para usar funciones condicionales como Contar.Si , Sumar.Si o Promedio.Si en Excel.
Si te interesa ver un video sobre este tema puedes ver el siguiente video:
Video sobre Funciones Condicionales
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